Hace poco más de una década, era impensado que los documentos tributarios no se emitieran en papel(originales y copias), específicamente el principal de ellos: la factura, para pasar a ser ciento por ciento digitales.

Pues bien, los tiempos han cambiado y en agosto se cumplirán dos años desde que entró en vigencia la obligatoriedad de emitir factura electrónica para todas las medianas y pequeñas empresas del sector urbano. La digitalización de los procesos tributarios ha significado un gran avance tecnológico y puso a Chile entre los países pioneros en Latinoamérica en esta materia.

¿Qué significa?

Para emitir una factura electrónica, el contribuyente debe contar con una firma electrónica, es decir, con el carnet de identidad virtual de un contribuyente (certificado digital). Esto significa que hablamos de un archivo electrónico que puede ser enviado a través de un correo electrónico o transportado en un pendrive.

Este certificado digital permite facturar electrónicamente, validar documentos tributarios emitidos (brinda seguridad, evita falsificaciones y estafas), hacer declaraciones, rectificar y consultar privadamente en el sitio del Servicio de Impuestos Internos y realizar diversas operaciones entre empresas y ante el SII. Es personal e intransferible.

Como los negocios y la actividad económica son dinámicos, es de gran ayuda e importancia que el certificado digital quede correctamente instalado en el computador que el contribuyente utilizará para facturar electrónicamente y en el dispositivo (pendrive) en el cual lo transportará en caso de requerirlo en otro lugar que no sea su negocio. Es vital comprender su importancia, sobre todo para validar y emitir facturas electrónicas. También existe la posibilidad de centralizar el certificado digital, es decir, mantenerlo en la nube del SII y ejecutarlo desde cualquier computador solo con la clave.

Actualmente existe una variada oferta de proveedores de certificados digitales, los que entregan el servicio de manera uniforme y sus costos son muy parecidos. Entre ellos están e-CertChile, Acepta.com, E-Sing y Certinet. Cabe señalar que el certificado digital se compra por periodos que van desde uno hasta tres años y se puede renovar o cambiar de proveedor.

El contribuyente puede facturar electrónicamente a través del software gratuito del SII o comprar el servicio con otro proveedor como: Nubox, Defontana, Hosty, Tibox, Siscloud TBX e Innova facturación, entre otros. Estos entregan rapidez, alta seguridad, almacenamiento y recuperación de datos tributarios, visibilidad inmediata de gastos e ingresos, permiten generar bases de datos, etc. Además, tienen la característica de ofrecer la integración con los procesos contables en un mismo lugar, permitiendo adecuar a sus necesidades la facturación electrónica, sin omitir los requisitos básicos exigidos a los documentos tributarios. El uso de estas plataformas permite también un soporte técnico más personalizado, en línea (vía web o telefónico), resolviendo los problemas en menor tiempo.

Con el proceso de facturación electrónica en Chile ya masificado, es evidente que no se puede argumentar desconocimiento de la operatividad y funcionamiento de este, por ende, los profesionales que asesoran y realizan muchas veces gran parte del proceso por parte del contribuyente, es decir, los profesionales del área contable deben disponer de los conocimientos para usar y también enseñar a sus clientes, para evitar errores que pueden llevar a infracciones por parte del organismo fiscalizador (SII).

Beneficios

Cabe destacar que entre los principales beneficios están: menores costos, simplificación del proceso administrativo y tributario y mayor seguridad para las pymes.

¿Por qué menores costos? Porque visto económicamente, la factura electrónica genera un ahorro en el costo de impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios (facturas, guías de despacho, notas de crédito y notas de débito), ya que no se requiere imprimir talonarios con original y tres copias.

¿Por qué simplificación del proceso administrativo y tributario? Porque con la facturación electrónica, los negocios pueden intercambiar documentos tributarios, sin necesidad de imprimirlos, almacenarlos o transportarlos físicamente. Como los contribuyentes tienen registrado un correo electrónico en la base de datos del SII, estos documentos llegan en forma automática por Internet. Además, se terminó con el timbraje de facturas, por lo que ya no es necesario ir a las oficinas del SII tan frecuentemente.

En otro tipo de trámites, como por ejemplo la cesión de facturas para operaciones de factoring, también se puede hacer por Internet y los datos que antes se enviaban de forma física al contador, hoy se pueden ver en línea con el SII.

¿Por qué mayor seguridad para las pymes? Porque los certificados digitales, la firma electrónica y la intervención del SII, hace que todos los documentos tributarios que se intercambien en una transacción de forma electrónica sean fidedignos, lo que evita la falsificación de facturas y las estafas.

Otros beneficios son: eliminación del riesgo de pérdida de documentos tributarios físicos timbrados, verificación en línea de la validez de los documentos tributarios, importantes mejoras en los procesos de negocios (mejora la relación cliente-proveedor), permite diferir la declaración del IVA desde el día 12 al 20 de cada mes (cuando se realiza la declaración y pago por internet). Toda la información, se encuentra disponible en www.sii.cl.